E-Rechnung im Baubereich: Abschlag, Aufmaß und Schlussrechnung richtig abrechnen

Kurz vorweg:

• Empfangen müssen Sie E-Rechnungen bereits heute. Ausstellen müssen die meisten Baubetriebe ab dem 1. Januar 2027, kleinere Betriebe ab 2028. Betroffen sind Rechnungen an andere Unternehmer, nicht an private Bauherren.
• Am Bau reicht es nicht, dass die Rechnung steuerlich stimmt. Sie muss zusätzlich prüffähig im Sinne des Bauvertragsrechts sein, sonst wird sie nicht fällig.
• Für Leistungsverzeichnisse und für die Abschlagszahlungen in der Schlussrechnung gibt es Erleichterungen bis Mitte 2030. Sie funktionieren nur mit einer Anlage, auf die der strukturierte Teil eindeutig verweist.
• Wer die Anzahlungen in der Schlussrechnung falsch darstellt, schuldet die Umsatzsteuer zusätzlich nach § 14c UStG, und der Auftraggeber verliert insoweit den Vorsteuerabzug.
• Reverse Charge und Bauabzugsteuer entbinden nicht von der E-Rechnung. Sie kommen obendrauf, und sie greifen ineinander: Die Bauabzugsteuer bemisst sich auch dann nach dem Bruttobetrag, wenn die Umsatzsteuer gar nicht auf der Rechnung steht.

Warum die E-Rechnung am Bau anders läuft als in anderen Branchen

In den meisten Branchen ist eine Rechnung ein einziges Dokument mit einem Betrag. Am Bau ist sie das Ergebnis eines Verfahrens: Aufmaß, Mengenermittlung, Abschlag, Nachtrag, Schlussrechnung, Sicherheitseinbehalt. Eine Baurechnung transportiert deshalb nicht nur Zahlen, sondern Nachweise.

Die E-Rechnung stellt genau das auf die Probe. Sie ist kein Bild einer Rechnung, sondern ein strukturierter Datensatz, den die Software des Auftraggebers automatisch einliest. Alles, was Ihr Programm bisher als Anlage angehängt oder als Fußnote ergänzt hat, muss in diese Struktur passen oder als Anlage sauber mit ihr verknüpft sein.

Die Finanzverwaltung hat erkannt, dass das mit mehrstufigen Leistungsverzeichnissen nicht ohne Weiteres funktioniert, und für die Bauwirtschaft Erleichterungen geschaffen. Sie hängen an Formalien. Wer sie nutzen will, muss wissen, wie.

Wer betroffen ist, und ab wann

Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung betrifft Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, wenn Leistender und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an private Bauherren fallen nicht darunter. Für viele Handwerksbetriebe mit hohem Privatkundenanteil ist das der wichtigste Satz dieses Beitrags.

Empfang. Seit dem 1. Januar 2025 braucht der Rechnungsaussteller für eine E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers mehr (§ 14 Abs. 1 Satz 5 UStG). Praktisch heißt das: Jeder inländische Unternehmer muss E-Rechnungen entgegennehmen und aufbewahren können. Ein E-Mail-Postfach genügt technisch. Ein sauberer Prozess dahinter ist etwas anderes.

Ausstellung. Für die betroffenen B2B-Umsätze gilt die Übergangsstaffel des § 27 Abs. 38 UStG:

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres. Für einen Baubetrieb mit 900.000 Euro Umsatz in 2026 beginnt die Pflicht also am 1. Januar 2027. Für EDI-Verfahren gibt es eine eigene Übergangsregel bis Ende 2027. Wie die allgemeinen Fristen der E-Rechnungspflicht im Einzelnen aussehen, haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben.

Ab 2028 entfällt die umsatzabhängige Übergangsregelung. Die gesetzlichen Ausnahmen bleiben aber bestehen: Rechnungen an private Endverbraucher, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Rechnungen von Kleinunternehmern und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Steuerrecht und Bauvertragsrecht sind zwei getrennte Prüfungen

Das wird in der Praxis regelmäßig vermischt. Eine Baurechnung muss zwei Anforderungen gleichzeitig erfüllen:

Steuerlich muss sie die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthalten, vom vollständigen Namen und der Anschrift beider Seiten über die Steuernummer und die fortlaufende Rechnungsnummer bis zum Leistungszeitpunkt, dem aufgeschlüsselten Entgelt und dem Steuerbetrag. Fehlt etwas, steht der Vorsteuerabzug des Auftraggebers im Feuer.

Bauvertraglich muss sie prüffähig sein. Beim BGB-Bauvertrag wird die Vergütung nach § 650g Abs. 4 BGB fällig, wenn das Werk abgenommen wurde oder die Abnahme ausnahmsweise entbehrlich ist und der Unternehmer eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hat. Prüffähig ist sie, wenn sie eine übersichtliche Aufstellung der erbrachten Leistungen enthält und für den Besteller nachvollziehbar ist. Erhebt der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt sie als prüffähig.

Ist die VOB/B vereinbart, kommen deren Zahlungsregeln dazu. Abschlagszahlungen werden binnen 21 Tagen nach Zugang der prüfbaren Aufstellung fällig. Der Anspruch auf Schlusszahlung wird spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig. Eine Verlängerung auf höchstens 60 Tage ist nur zulässig, wenn sie wegen der besonderen Natur oder Merkmale der Vereinbarung sachlich gerechtfertigt und ausdrücklich vereinbart ist (§ 16 VOB/B, Ausgabe 2016).

Die Umstellung auf die E-Rechnung ändert an diesen Anforderungen nichts. Sie verändert nur den Weg, auf dem die Nachweise beim Auftraggeber ankommen.

Leistungsverzeichnis, Aufmaß, Stundenzettel: die Anlagenfrage

Grundregel zuerst: Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 müssen sämtliche Pflichtangaben der §§ 14, 14a UStG im strukturierten Teil der Rechnung stehen. Ergänzende Angaben dürfen in einem Anhang stehen, der in der E-Rechnung enthalten ist. Ein Verweis auf ein separat übermitteltes Dokument oder ein Link auf eine externe Ablage genügt dafür nicht.

Für Bauleistungen gibt es davon eine Erleichterung. Das BMF hat sie am 23. Februar 2026 den Bauverbänden, dem DIHK und dem DIN-Normungsausschuss als Ergebnis der Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder mitgeteilt: Bis zum 30. Juni 2030 ist es für die Kontrollfunktion der Rechnung regelmäßig ausreichend, wenn in einer E-Rechnung über eine Bauleistung im strukturierten Teil nur Summen nach den einzelnen Gewerken enthalten sind, sofern aus einer menschenlesbaren Anlage eine detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis ersichtlich ist, etwa nach dem GAEB-Standard, auf die im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen wird.

Praktisch folgen daraus vier Punkte:

Erstens. Erweiterte Formatprofile sind nicht zwingend. Das BMF stellt ausdrücklich klar, dass die Informationen nach dem Leistungsverzeichnis zwar in der Extension XRechnung dargestellt werden können, durch die Regelung aber auch die Verwendung nur der CIUS XRechnung möglich ist. Die schlanken ZUGFeRD-Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen dagegen nicht.

Zweitens. Die menschenlesbare Anlage ist Pflicht, nicht Kür. Sie wird für eine etwaige Kontrolle durch die Finanzverwaltung gebraucht. Eine zusätzliche strukturierte Fassung, etwa als XML nach dem GAEB-Standard, ist aus steuerlicher Sicht unbedenklich, ersetzt die menschenlesbare Anlage aber nicht.

Drittens. Die Ober-Positionen im strukturierten Teil müssen die erbrachten Leistungen umsatzsteuerlich weiterhin ausreichend bezeichnen. Die Erleichterung betrifft die Tiefe der Aufgliederung, nicht die Leistungsbeschreibung als solche.

Viertens. Das Ganze ist eine Brücke. Das BMF bezeichnet die Befristung ausdrücklich nicht als abschließende Entscheidung und kündigt an, die Regelungen bei Einführung des Meldesystems erneut zu prüfen. Hinzu kommt: Weder das Schreiben an die Verbände noch die FAQ sind im Bundessteuerblatt veröffentlichte Verwaltungsanweisungen, eine rechtliche Bindungswirkung entfalten sie nicht.

Ein Hinweis zur Technik. Das BMF verlangt eine Anlage, auf die im strukturierten Teil eindeutig hingewiesen wird. Ob diese Anlage zwingend in die Rechnungsdatei eingebettet sein muss oder auch daneben übermittelt werden darf, sagt das Schreiben nicht ausdrücklich. Für die Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG verlangt das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 dagegen einen in der E-Rechnung enthaltenen Anhang. Der sichere Weg ist deshalb, die Anlage in die Datei einzubetten. Dann bleiben Rechnung und Nachweis untrennbar zusammen, und beim Empfänger geht nichts verloren. Dessen Eingangssystem muss eingebettete Anhänge allerdings erkennen und für die sachliche Prüfung herausziehen können.

Zwei Dinge aus der Praxis. Benennen Sie die Dateien so, dass die Zuordnung der Nachweise zu den abgerechneten Positionen schon aus dem Dateinamen hervorgeht. Was auf Papier der Ordner mit Registern war, leistet in der E-Rechnung eine konsequente Dateibenennung. Und prüfen Sie den Bauvertrag: Viele Auftraggeber stellen eigene Anforderungen an Form, Benennung und Übermittlung der Nachweise und schreiben sie dort fest. Diese Vorgaben stehen neben dem Steuerrecht. Für die Nachweise selbst verlangt das Gesetz keine besondere elektronische Form, der Auftraggeber sehr wohl.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD gilt zusätzlich: Der strukturierte Teil ist führend. Weicht das mitgelieferte Sichtformat inhaltlich vom Datensatz ab, riskieren Sie, zwei Rechnungen in die Welt gesetzt zu haben, mit der Steuerschuld aus § 14c UStG als Folge. Bild und Daten müssen aus einer Quelle kommen.

Abschlagszahlungen und Schlussrechnung

Das ist die Stelle, an der am meisten schiefgeht.

§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt, dass in der Endrechnung die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgesetzt werden, soweit über die Teilentgelte Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis erteilt wurden. Am Bau ist das der Normalfall: fünf Abschläge, ein Nachtrag, eine Schlussrechnung.

Abschnitt 14.8 UStAE lässt dafür mehrere Wege zu. Für die E-Rechnung sind drei davon praktikabel:

Weg 1: Absetzung im Datensatz. Die Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge werden vom Rechnungsbetrag abgesetzt. Bei mehreren Anzahlungen genügt der Gesamtbetrag der Teilentgelte und die Summe der Steuerbeträge (Abschnitt 14.8 Abs. 7 UStAE). Das ist die sauberste Lösung, weil alles im strukturierten Teil steht.

Weg 2: Anhang mit Zahlungsübersicht. Die Teilentgelte und die Steuerbeträge werden in einem Anhang zur Endrechnung aufgeführt, auf den in der Rechnung ausdrücklich hingewiesen wird (Abschnitt 14.8 Abs. 8 Nr. 2 UStAE). Nach dem Schreiben des BMF vom 23. Februar 2026 darf diese Regelung bis zum 30. Juni 2030 auch bei einer E-Rechnung angewendet werden, und der Anhang darf eine unstrukturierte Anlage sein, wenn im strukturierten Teil auf sie hingewiesen wird. Die ursprünglich bis Ende 2027 befristete Regelung gilt damit über diesen Zeitpunkt hinaus.

Weg 3: Restrechnung. Statt einer Endrechnung wird nur über den verbleibenden Restbetrag abgerechnet. In einer Restrechnung sind die im Voraus vereinnahmten Teilentgelte und die Steuerbeträge gar nicht anzugeben (Abschnitt 14.8 Abs. 11 UStAE). Für Betriebe, deren Programm die Absetzung nicht sauber abbildet, ist das der pragmatischste Weg.

Nicht praktikabel ist die Variante, dem Auftraggeber neben der Rechnung eine separate Zusammenstellung der Anzahlungen zu schicken. Sie steht zwar im UStAE, ist aber von der Erleichterung für die E-Rechnung nicht erfasst.

Was passiert, wenn man es falsch macht. Werden die Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge in der Endrechnung weder abgesetzt noch angegeben, schuldet der Unternehmer den gesamten in dieser Rechnung ausgewiesenen Steuerbetrag. Der Teil, der auf die Anzahlungen entfällt, wird zusätzlich nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet. Der Auftraggeber darf aus der Endrechnung nur die Steuer auf die Restzahlung als Vorsteuer abziehen (Abschnitt 14.8 Abs. 10 UStAE). Der Vorsteuerabzug aus den ordnungsgemäßen Anzahlungsrechnungen bleibt davon unberührt. Heilbar ist der Fehler durch eine berichtigte Endrechnung, die Steuerschuld lässt sich dann in entsprechender Anwendung des § 17 Abs. 1 UStG berichtigen.

Prüfen Sie deshalb vor der Umstellung an einem echten Fall, welchen der drei Wege Ihr Programm beherrscht. Wenn die Antwort unklar ist, ist sie nein, und dann ist Weg 3 die sichere Wahl.

Sicherheitseinbehalt: eine Chance, die viele liegen lassen

Ein Sicherheitseinbehalt mindert den Vergütungsanspruch nicht und darf in der Rechnung nicht wie ein Preisnachlass behandelt werden. Umsatzsteuerlich gibt es aber eine Besonderheit, die am Bau bares Geld wert ist.

Nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs führt ein Sicherungseinbehalt des Leistungsempfängers zur teilweisen Uneinbringlichkeit der Forderung im Sinne des § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG, weil der Leistende sie auf absehbare Zeit in Höhe des Einbehalts nicht realisieren kann. Die Finanzverwaltung hat das übernommen (Abschnitt 17.1 Abs. 5 UStAE). Das gilt allerdings nicht, wenn der Leistende bei Stellung einer Gewährleistungsbürgschaft die vollständige Zahlung verlangen kann und ihm die Bürgschaftsgestellung auch möglich ist. Wer also problemlos eine Bürgschaft bekommt, muss die Umsatzsteuer weiter vorfinanzieren.

Zwei Punkte für die Praxis. Erstens ist das kein Wahlrecht: Die Berichtigung ist in dem Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Uneinbringlichkeit eintritt, und lässt sich später nicht nachholen. Zweitens muss der Leistungsempfänger spiegelbildlich seinen Vorsteuerabzug korrigieren. Wer den richtigen Zeitraum verpasst, tauscht einen Liquiditätsvorteil gegen ein Prüfungsrisiko. Das gehört einmal sauber aufgesetzt und dann in den Abrechnungsprozess eingebaut.

Wenn sich das Aufmaß nachträglich ändert

Am Bau ändern sich Mengen. Umsatzsteuerlich ist das kein Nebenschauplatz.

Abrechnungsrelevante Aufmaßänderungen sind nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 keine bloße Änderung der Bemessungsgrundlage. Sie erfordern grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung, jedenfalls hinsichtlich der Leistungsbeschreibung. Sobald für den Umsatz die Pflicht zur E-Rechnung greift, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen und spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen. Während der Übergangsfristen des § 27 Abs. 38 UStG kann die Berichtigung unter den dortigen Voraussetzungen noch als sonstige Rechnung erfolgen.

Abzugrenzen davon sind reine Entgeltminderungen wie Skonto oder Boni. Sie fallen unter § 17 UStG und verlangen keine Korrektur im E-Rechnungsformat.

Für die Praxis heißt das: Ihre Abrechnung braucht eine belastbare Referenzkette. Jede Korrektur muss die Ursprungsrechnung eindeutig benennen. Wer Rechnungsnummern bisher händisch vergeben oder Baustellen über Freitextfelder zugeordnet hat, sollte das vor der Umstellung ordnen.

Reverse Charge nach § 13b UStG ändert nichts an der E-Rechnung

Ein hartnäckiges Missverständnis: Weil bei Bauleistungen unter Bauunternehmern der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet, sei die Rechnung ein Sonderfall. Das stimmt nicht.

Erbringt ein im Inland ansässiger Unternehmer eine Bauleistung nach § 13b Abs. 2 Nr. 4 UStG an einen ebenfalls im Inland ansässigen Unternehmer, der selbst nachhaltig Bauleistungen erbringt, gilt die E-Rechnungspflicht genauso. Abgerechnet wird netto, ohne Steuerausweis, und die Rechnung muss den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers enthalten (§ 14a Abs. 5 UStG). Weist der Leistende die Steuer trotzdem aus, schuldet er sie nach § 14c UStG.

Ob der Auftraggeber nachhaltig Bauleistungen erbringt, wird in der Praxis über die Bescheinigung nach dem Vordruckmuster USt 1 TG nachgewiesen. Hat das Finanzamt ihm eine im Zeitpunkt der Leistung gültige Bescheinigung erteilt, wird davon ausgegangen, dass er nachhaltig entsprechende Leistungen erbringt. Die Vorlage gegenüber dem Auftragnehmer dokumentiert diesen Status, sie begründet ihn nicht erst. Auf einen Zusammenhang mit den eigenen Bauleistungen kommt es nicht an.

Im Datensatz braucht dieser Fall die richtige Steuerkategorie. Wird die Reverse-Charge-Kennung falsch gesetzt, produziert Ihr Programm eine Rechnung, die inhaltlich das Gegenteil dessen sagt, was gemeint war.

Bauabzugsteuer: der zweite Einbehalt, den die Software nicht kennt

Unabhängig von der Umsatzsteuer verpflichtet § 48 EStG den unternehmerischen Auftraggeber einer inländischen Bauleistung, 15 Prozent der Gegenleistung einzubehalten und an das Finanzamt des Leistenden abzuführen.

Der Abzug entfällt in drei Fällen:

• Der Leistende legt eine gültige Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG vor. Deren Gültigkeit lässt sich beim Bundeszentralamt für Steuern kostenlos prüfen, und genau das sollten Sie tun, statt eine Kopie ungeprüft abzuheften.
• Die Gegenleistungen an denselben Unternehmer überschreiten im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 Euro nicht. Bei Leistungsempfängern, die ausschließlich steuerfreie Vermietungsumsätze nach § 4 Nr. 12 Satz 1 UStG ausführen, liegt die Grenze bei 15.000 Euro.
• Der Leistungsempfänger vermietet nicht mehr als zwei Wohnungen. Für Bauleistungen an diesen Wohnungen ist nach § 48 Abs. 1 Satz 2 EStG kein Steuerabzug vorzunehmen.

Wer den Abzug zu Unrecht unterlässt, haftet. Das trifft nicht nur den Generalunternehmer gegenüber dem Nachunternehmer, sondern auch jeden Betrieb, der eine Halle sanieren lässt.

Die Bemessungsgrundlage wird regelmäßig unterschätzt. Gekürzt wird nicht die Rechnung, sondern die Zahlung. Gegenleistung ist nach § 48 Abs. 3 EStG das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer. Das gilt auch bei Reverse Charge nach § 13b UStG, obwohl die Umsatzsteuer dort nicht auf der Rechnung ausgewiesen wird und der Auftraggeber sie selbst schuldet. Bei einer § 13b-Rechnung über 100.000 Euro netto beträgt die Gegenleistung deshalb 119.000 Euro, der Steuerabzug 17.850 Euro und die Auszahlung an den Leistenden 82.150 Euro. Wer hier mit 15 Prozent vom Rechnungsbetrag rechnet, behält zu wenig ein und haftet für die Differenz.

Der Einbehalt ist bei jeder einzelnen Abschlags- und Schlusszahlung zu beachten, nicht nur am Ende.

Der Blick von der anderen Seite: PDF-Rechnungen im Eingang

2027 wird ein unübersichtliches Jahr, weil beide Regime nebeneinander laufen. Ihre Lieferanten über 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen dann E-Rechnungen ausstellen, die kleineren dürfen weiter auf Papier oder als einfaches PDF abrechnen. Von außen sieht man einem Betrieb seinen Vorjahresumsatz nicht an.

Bekommen Sie ein einfaches PDF von einem Lieferanten, der eigentlich verpflichtet gewesen wäre, liegt keine ordnungsmäßige Rechnung vor, und die Rechnung berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Vier Punkte entschärfen das:

• Die Finanzverwaltung beanstandet den Vorsteuerabzug nicht allein wegen des falschen Formats, wenn Sie anhand der Ihnen vorliegenden Informationen davon ausgehen konnten, dass Ihr Lieferant die Übergangsregelung des § 27 Abs. 38 UStG in Anspruch nehmen durfte (BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024, Rn. 59). Recherchieren müssen Sie über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinaus nicht. Was Sie ohnehin wissen, zählt aber: der Umsatz, den Sie selbst mit diesem Lieferanten machen, seine bekannte Größe, Kenntnisse aus verbundenen Strukturen.
• Auch ohne diese Nichtbeanstandung ist der Abzug nicht zwangsläufig verloren. Nach Rn. 58 desselben Schreibens sind die Angaben einer sonstigen Rechnung als mögliche objektive Nachweise im Sinne des Abschnitts 15.2a Abs. 1a UStAE zu berücksichtigen. Unter Anlegung eines strengen Maßstabs ist der Vorsteuerabzug möglich, wenn der Finanzverwaltung sämtliche Angaben vorliegen, um die materiellen Voraussetzungen zu prüfen. Bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen sonstigen Rechnung ist das regelmäßig der Fall.
• Die Rechnung kann durch eine E-Rechnung berichtigt werden, die eindeutig auf die ursprüngliche Bezug nimmt, und die Berichtigung wirkt zurück.
• Ein großer Teil der Eingänge ist ohnehin nicht betroffen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Kleinunternehmer und nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze. Auch Umsätze, bei denen nicht beide Seiten im Sinne des § 14 Abs. 2 UStG im Inland ansässig sind, fallen heraus. Vorsicht dabei: Eine bloße umsatzsteuerliche Registrierung in Deutschland macht ein ausländisches Unternehmen noch nicht zu einem inländischen, eine beteiligte inländische Betriebsstätte dagegen schon.

Der einfachste Schutz ist trotzdem, ab 2027 von möglichst allen Lieferanten eine E-Rechnung anzufordern. Auch ein noch nicht verpflichteter Lieferant darf freiwillig eine ausstellen. Das richtige Format allein macht die Rechnung allerdings nicht ordnungsgemäß, die übrigen Pflichtangaben müssen ebenfalls stimmen. Wo sich das nicht durchsetzen lässt, hilft eine kurze schriftliche Bestätigung des Lieferanten, dass sein Gesamtumsatz 2026 unter 800.000 Euro lag, abgelegt beim Kreditor.

Aufbewahrung: das Sichtformat genügt nicht

Nach § 14b Abs. 1 UStG sind Rechnungen acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Die maschinelle Auswertbarkeit muss sichergestellt sein. Ein Ausdruck oder eine PDF-Ablage erfüllt das nicht, das ist ein Bild der Rechnung, nicht die Rechnung.

Enthalten der menschenlesbare Teil oder eingebettete Anlagen zusätzliche steuerlich relevante Informationen, sind auch diese aufzubewahren. Für die hier beschriebenen Anlagen gilt das regelmäßig, denn sie tragen gerade die Aufschlüsselung des Leistungsverzeichnisses oder die Darstellung der Anzahlungen.

Entwarnung gibt es an einer Stelle: Allein deshalb, weil E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems gespeichert werden, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung regelmäßig kein Verstoß gegen § 14b Abs. 1 UStG vor. Die übrigen Anforderungen der GoBD bleiben davon unberührt.

Ein Wort zu öffentlichen Auftraggebern

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Vorgaben aus Bundes- und Landesrecht. Sie bestehen unabhängig von den hier beschriebenen Fristen des § 27 Abs. 38 UStG und können bestimmte Formate, Übermittlungswege, eine Leitweg-ID oder weitere Bestellreferenzen vorschreiben. Wer öffentlich baut, prüft diese Anforderungen je Auftraggeber und nicht nach dem Umsatzsteuerrecht.

Was jetzt zu tun ist

1. Betroffenheit klären. Wie hoch ist der Anteil der Rechnungen an Unternehmer? Nur dieser Teil fällt unter die Pflicht.
2. Frist bestimmen. Gesamtumsatz 2026 über oder unter 800.000 Euro? Daraus folgt 2027 oder 2028.
3. Programm prüfen. Kann es E-Rechnungen im richtigen Format erzeugen, Anlagen einbetten, Anzahlungen auf einem der drei Wege abbilden und Reverse Charge kennzeichnen?
4. Weg für die Schlussrechnung festlegen. Absetzung im Datensatz, Anhang mit Zahlungsübersicht oder Restrechnung. Eine Entscheidung für den ganzen Betrieb, nicht je Bauleiter.
5. Eingang ordnen. Ein zentrales Rechnungspostfach statt privater Mailkonten auf der Baustelle, und ein System, das eingebettete Anhänge herauszieht.
6. Nachweise digitalisieren. Aufmaß und Stundenzettel dort erfassen, wo sie später als menschenlesbare Anlage mitlaufen können.
7. Bauabzugsteuer nachrechnen. Freistellungsbescheinigungen einmal jährlich prüfen und die Bemessungsgrundlage bei § 13b-Fällen kontrollieren.
8. Sicherheitseinbehalte durchsehen. Wo wird Umsatzsteuer auf Beträge vorfinanziert, die erst in Jahren fließen?
9. Archiv klären. Wo liegen die Datensätze und die Anlagen in acht Jahren?