E-Rechnungspflicht ab 2027: Was Unternehmen jetzt entscheiden müssen

Die Fristen im Überblick

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz, umgesetzt im Umsatzsteuergesetz und konkretisiert durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums.

Was eine E-Rechnung ist — und was nicht

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das im Wesentlichen zwei Formate:

• XRechnung — reines XML, im öffentlichen Auftragswesen Standard.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 — ein Hybridformat, bei dem die XML-Daten in einer PDF-Datei eingebettet sind. Für den B2B-Bereich meist die praktikablere Wahl, weil der Empfänger die Rechnung weiterhin lesen kann.

Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Es gilt als „sonstige Rechnung". Ein eingescanntes Papierdokument ebenfalls nicht. Wer nach Ablauf der für ihn geltenden Übergangsfrist weiterhin PDF versendet, stellt keine ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes aus.

Wer ausgenommen ist

Die Pflicht gilt nur für Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern. Nicht betroffen sind:

• Rechnungen an Privatkunden (B2C)
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
• Fahrausweise (§ 34 UStDV)
• Rechnungen über bestimmte steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Rechnungen an ausländische Empfänger

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft vom Versand befreit — empfangen müssen aber auch sie.

Für EDI-Verfahren, die nicht der Norm entsprechen, besteht Bestandsschutz bis Ende 2027. Ab 2028 muss aus dem EDI-Datensatz ein normkonformer Meldedatensatz extrahierbar sein.

Der Punkt, der wirklich weh tut: die Aufbewahrung

Die Versandpflicht ist technisch die kleinere Hürde. Fast jede Fakturasoftware kann inzwischen ZUGFeRD erzeugen.

Das größere Risiko liegt auf der Eingangsseite. Der strukturierte Teil der E-Rechnung ist im Original unverändert und maschinell auswertbar aufzubewahren, acht Jahre lang (§ 14b UStG in der seit 2025 geltenden Fassung). Wer eine eingehende ZUGFeRD-Rechnung ausdruckt, abheftet und die Datei löscht, verletzt die Aufbewahrungspflicht — und riskiert in der Betriebsprüfung eine Diskussion über den Vorsteuerabzug.

Ebenso kritisch: Landet die E-Rechnung nur im persönlichen Postfach eines Mitarbeiters und nicht in einem revisionssicheren Archiv, ist die Aufbewahrung nicht erfüllt.

Was jetzt konkret zu tun ist

Schritt 1 — Betroffenheit klären.
Prüfen Sie Ihren voraussichtlichen Gesamtumsatz 2026. Liegen Sie über 800.000 Euro, gilt die Versandpflicht ab Januar 2027. Liegen Sie knapp darunter, haben Sie ein Jahr mehr — sollten die Umstellung aber nicht bis Dezember 2027 aufschieben.

Schritt 2 — Ausgangsseite prüfen.
Kann Ihre Rechnungssoftware ZUGFeRD oder XRechnung erzeugen? Bei DATEV-Anbindung ist das in der Regel gelöst; bei branchenspezifischen Handwerker- oder Bausoftwarelösungen ist das häufiger die eigentliche Baustelle. Bei Bauleistungen kommen Besonderheiten hinzu — Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen mit Verrechnung der Abschläge und Sicherheitseinbehalte müssen im strukturierten Datensatz korrekt abgebildet werden.

Schritt 3 — Eingangsseite prüfen.
Wo landen eingehende E-Rechnungen heute? Gibt es ein zentrales Rechnungseingangspostfach oder verteilt sich das auf mehrere Mitarbeiterpostfächer? Wird der strukturierte Datensatz revisionssicher archiviert?

Schritt 4 — Stammdaten aufräumen.
E-Rechnungen erfordern vollständige und korrekte Kunden- und Lieferantenstammdaten inklusive Umsatzsteuer-Identifikationsnummern und Leitweg-Identifikationen bei öffentlichen Auftraggebern. Diese Datenpflege ist der Teil, der erfahrungsgemäß am längsten dauert.

Schritt 5 — Kunden und Lieferanten informieren.
Wer früher umstellt als seine Geschäftspartner, gewinnt Zeit für Fehlerbereinigung, statt sie im Januar 2027 unter Druck zu suchen.

Warum die Pflicht auch eine Chance ist

Die ehrliche Einordnung: Isoliert betrachtet ist die E-Rechnung reiner Compliance-Aufwand. Ihren Wert entfaltet sie erst, wenn die strukturierten Daten auch tatsächlich weiterverarbeitet werden — automatische Kontierungsvorschläge, digitale Freigabeworkflows, Skontoüberwachung, direkte Übergabe an die Buchhaltung ohne Zwischenschritt.

Betriebe, die diesen Schritt mitgehen, verkürzen ihre Rechnungsdurchlaufzeit typischerweise erheblich und bekommen ihre Buchhaltung Wochen früher fertig. Wer die Pflicht dagegen nur minimal erfüllt, hat am Ende denselben Aufwand wie vorher — nur in einem anderen Dateiformat.