Einzelunternehmen in GmbH umwandeln: ab welchem Gewinn es sich rechnet

Kurz vorweg:

• Die verbreitete Faustformel "ab 60.000 Euro Gewinn lohnt sich die GmbH" führt in die Irre. Entscheidend ist nicht die Höhe des Gewinns, sondern wie viel davon dauerhaft im Unternehmen bleibt.
• Bei einem Gewinn von 250.000 Euro spart die GmbH gegenüber einem regelbesteuerten Einzelunternehmen im ersten Jahr rund 19.600 Euro.
• Wird das in der GmbH verbliebene Geld später ausgeschüttet, kippt die Rechnung. Unter dem Strich bleiben dann rund 7.300 Euro weniger übrig als im Einzelunternehmen.
• Wer thesaurieren will, muss dafür nicht zwingend die Rechtsform wechseln. Mit § 34a EStG liegt das Einzelunternehmen bei einbehaltenen Gewinnen sogar knapp unter der GmbH: rund 29,0 gegenüber 29,8 Prozent.
• Wer ein Betriebsgrundstück hat, entscheidet mit der Wahl und der Reihenfolge des Umwandlungswegs darüber, ob Grunderwerbsteuer anfällt.
• Nach der Umwandlung laufen sieben Jahre Sperrfrist mit einer jährlichen Nachweispflicht zum 31. Mai. In dieser Zeit ist auch der Aufbau einer Holding kein einfacher Schritt mehr.

Warum die Frage meist falsch gestellt wird

"Ab welchem Gewinn soll ich eine GmbH gründen?" Diese Frage hören wir häufig, und sie ist verständlich. Sie unterstellt allerdings, dass es eine Gewinnschwelle gibt, ab der die GmbH automatisch günstiger ist. Die gibt es nicht.

Der Grund ist einfach. Die GmbH ist ein eigenes Steuersubjekt. Solange der Gewinn in der Gesellschaft bleibt, wird er niedrig besteuert. Sobald er beim Gesellschafter ankommt, kommt eine zweite Steuer obendrauf. Das Einzelunternehmen kennt diese zweite Ebene nicht. Dort wird einmal besteuert, und danach ist das Geld privat.

Die richtige Frage lautet deshalb: Wie viel von Ihrem Gewinn brauchen Sie privat, und wie viel bleibt dauerhaft im Betrieb? Erst daraus ergibt sich, ob die GmbH rechnet.

Daneben gibt es einen zweiten Grund für die Umwandlung, der mit Steuern nichts zu tun hat: die Haftung. Wer im Bau oder im Handwerk mit Gewährleistungsrisiken arbeitet, hat dafür oft ein gutes Argument. Beide Gründe sollten Sie getrennt bewerten, weil sie zu unterschiedlichen Ergebnissen führen können.

Die Rechnung an einem konkreten Fall

Muster Metallbau e. K. ist ein inhabergeführter Betrieb mit zwölf Mitarbeitern. Der Gewinn liegt bei 250.000 Euro.

Was hier verglichen wird: auf der einen Seite das Einzelunternehmen in der Regelbesteuerung, also mit dem normalen Einkommensteuertarif. Auf der anderen Seite die GmbH mit einem Geschäftsführergehalt, deren restlicher Gewinn in der Gesellschaft bleibt. Das ist der Fall, den wir in der Praxis am häufigsten sehen. Die Thesaurierungsbegünstigung des § 34a EStG, die das Bild verändern kann, folgt weiter unten als eigener Punkt.

Unsere Annahmen, damit Sie die Zahlen einordnen können: Der Inhaber ist ledig und gehört keiner Kirche an. Der Gewerbesteuerhebesatz beträgt 400 Prozent, in Freigericht sind es 2026 beispielsweise 385 Prozent. Das zu versteuernde Einkommen entspricht dem Gewinn, in der GmbH-Variante dem Geschäftsführergehalt. Werbungskosten, Sonderausgaben und Vorsorgeaufwendungen bleiben außen vor, ebenso gewerbesteuerliche Hinzurechnungen und Kürzungen. Der Gesellschafter-Geschäftsführer ist sozialversicherungsfrei, Kranken- und Pflegeversicherung sind in beiden Varianten nicht berücksichtigt. Ihr eigener Fall wird davon abweichen, die Größenordnungen bleiben aber stabil.

Variante 1: Es bleibt beim Einzelunternehmen

Das entspricht einer Belastung von 38,9 Prozent. Wichtig dabei: Bei einem Hebesatz von 400 Prozent wird die Gewerbesteuer über § 35 EStG rechnerisch vollständig ausgeglichen. Liegt der Hebesatz Ihrer Gemeinde höher, bleibt ein Rest hängen, weil die Anrechnung auf das Vierfache des Gewerbesteuer-Messbetrags und zusätzlich auf die tatsächlich zu zahlende Gewerbesteuer begrenzt ist.

Der entscheidende Punkt an dieser Variante wird oft übersehen: Die 152.710 Euro sind endgültig versteuert. Es kommt nichts mehr nach.

Variante 2: GmbH mit Geschäftsführergehalt

Der Inhaber wird Geschäftsführer und erhält ein Gehalt von 105.000 Euro. Der Rest bleibt in der Gesellschaft.

Die Belastung sinkt auf 31,1 Prozent. Der Vorteil im ersten Jahr beträgt 19.579 Euro.

Ein Hinweis zum Gehalt: Die 105.000 Euro sind eine Rechenannahme, keine Angemessenheitsaussage. Bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer muss die gesamte Vergütung einem Fremdvergleich standhalten. Maßgeblich sind Branche, Unternehmensgröße, Aufgabenbereich, Ertragslage und die übrige Vergütungsstruktur. Eine feste Prozentgrenze gibt es nicht.

Der Punkt, an dem die Rechnung kippt

Die 101.754 Euro liegen in der GmbH. Sie gehören dem Unternehmer wirtschaftlich, aber er kommt privat nicht daran, ohne eine zweite Steuer auszulösen. Schüttet er den Betrag später aus, fallen 25 Prozent Kapitalertragsteuer zuzüglich Solidaritätszuschlag an, also 26,375 Prozent. Das sind 26.838 Euro.

Wer also nur Steuern aufschieben will, weil das Geld ohnehin in zwei oder drei Jahren privat gebraucht wird, verliert mit der GmbH Geld.

Der niedrigere Steuersatz auf einbehaltene Gewinne schafft zunächst einen Liquiditäts- und Stundungsvorteil. Der kann wirtschaftlich erheblich sein, wenn das zusätzliche Kapital über viele Jahre im Unternehmen arbeitet, weil dann Zinseszinseffekte greifen. Ob daraus dauerhaft eine niedrigere Gesamtsteuerbelastung wird, hängt von der späteren Verwendung ab: Ausschüttung, Verkauf, Übertragung oder Holdingstruktur führen zu ganz unterschiedlichen Ergebnissen.

Die dritte Variante, die selten geprüft wird

Bis hierhin könnte der Eindruck entstehen, die GmbH sei der einzige Weg zu einer niedrigen Besteuerung einbehaltener Gewinne. Das stimmt nicht.

§ 34a EStG erlaubt auch dem Einzelunternehmer, nicht entnommene Gewinne auf Antrag mit einem Sondersatz zu versteuern, unabhängig vom persönlichen Steuersatz. Er beträgt 28,25 Prozent für Veranlagungszeiträume bis 2027 und sinkt danach auf 27 Prozent (2028 und 2029), 26 Prozent (2030 und 2031) und 25 Prozent ab 2032. Voraussetzung ist die Gewinnermittlung durch Bilanzierung, ein Antrag mit der Einkommensteuererklärung und die Bereitschaft, das Geld tatsächlich im Betrieb zu lassen.

Seit dem Wachstumschancengesetz ist die Regelung deutlich attraktiver als früher. Zwei Punkte sind neu und werden oft übersehen: Die Gewerbesteuer des Wirtschaftsjahres wird dem Gewinn für diese Berechnung hinzugerechnet. Und Entnahmen, die der Zahlung der Einkommensteuer auf den begünstigten Gewinn und des darauf entfallenden Solidaritätszuschlags dienen, bleiben außer Ansatz (§ 34a Abs. 2 Sätze 1 bis 3 EStG). Das Thesaurierungsvolumen ist dadurch spürbar größer geworden.

Dazu kommt ein Punkt, der § 34a in der Rechnung besser dastehen lässt, als viele erwarten: Die Gewerbesteueranrechnung nach § 35 EStG greift auch auf den mit dem Sondersatz besteuerten Gewinn. Der Gesetzgeber hat sie bei der Reform 2008 bewusst nicht auf die tariflich besteuerten Gewinne begrenzt, und genau deshalb liegt der Sondersatz bei 28,25 und nicht bei 15 Prozent.

In einer standardisierten Belastungsrechnung mit ungemindertem Solidaritätszuschlag ergibt sich für einbehaltene Gewinne bei einem Hebesatz von 400 Prozent dieses Bild:

Das Einzelunternehmen liegt in beiden Phasen leicht vorn. Unter diesen Modellannahmen unterscheidet sich die laufende Steuerbelastung von GmbH und § 34a bei Thesaurierung nur gering. Für die Rechtsformentscheidung treten deshalb häufig andere Kriterien in den Vordergrund, dazu weiter unten. Das Bild kann sich verschieben, wenn die Gewerbesteueranrechnung nicht voll greift, nur ein Teil des Gewinns thesauriert wird oder eine Holding zwischengeschaltet ist.

Zwei Dinge müssen Sie trotzdem wissen, bevor Sie den Antrag stellen.

Erstens: Bei einer späteren Entnahme greift eine Nachversteuerung von 25 Prozent zuzüglich Solidaritätszuschlag. Die Gesamtbelastung nach Entnahme liegt mit rund 47,6 Prozent deutlich über der Regelbesteuerung, in unserem Beispiel über den 38,9 Prozent aus Variante 1. § 34a lohnt sich also nur, wenn der Zinsvorteil aus der zunächst niedrigeren Belastung die spätere Nachsteuer ausgleicht. Das setzt einen Durchschnittssteuersatz über dem Sondersatz und einen langen Thesaurierungszeitraum voraus. Genau dieselbe Logik gilt für die GmbH.

Zweitens, und das ist die eigentliche Falle: Die Finanzverwaltung wendet bei Entnahmen, die den laufenden Gewinn übersteigen, eine feste Reihenfolge an. Zuerst gilt der nachversteuerungspflichtige Betrag als entnommen, erst danach das alte, bereits voll versteuerte Eigenkapital. Wer seit 20 Jahren Substanz im Betrieb aufgebaut hat und dann erstmals § 34a beantragt, belastet dieses Altkapital damit faktisch: Es lässt sich nicht mehr entnehmen, ohne vorher die Nachsteuer auf die begünstigten Gewinne auszulösen. Die praktische Konsequenz: Vor dem ersten Antrag sollte geprüft werden, ob und wie viel Altkapital vorher dem Betrieb entzogen wird. Nach Ablauf der Rücknahmefrist lässt sich diese Ausgangslage nicht mehr dadurch korrigieren, dass das Altkapital nachträglich zuerst entnommen wird.

Der nachversteuerungspflichtige Betrag ist jährlich gesondert festzustellen und muss über Jahre überwacht werden. Ein Wechsel zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung schließt die Begünstigung aus. Immerhin kann der Antrag bis zur Unanfechtbarkeit des Einkommensteuerbescheids für den nächsten Veranlagungszeitraum ganz oder teilweise zurückgenommen werden, wenn sich der Gewinn oder das Entnahmeverhalten anders entwickelt als geplant.

§ 34a gehört damit in jede seriöse Prüfung der Rechtsformfrage, bevor über eine Umwandlung entschieden wird. Wer ohnehin thesauriert und den Aufwand der Rechtsformänderung scheut, findet hier oft die einfachere Lösung. Die Finanzverwaltung hat ihre Auffassung im BMF-Schreiben vom 12.03.2025 neu gefasst.

Gibt es also eine Gewinnschwelle?

Eine gibt es, aber sie bedeutet etwas anderes, als die meisten erwarten.

Die GmbH zahlt auf einbehaltene Gewinne immer dieselbe Quote, rund 29,8 Prozent. Das Einzelunternehmen zahlt nach Progression: bei kleinen Gewinnen weniger, bei großen mehr. Irgendwo kreuzen sich die beiden Linien. Unter unseren Annahmen ist das bei rund 91.500 Euro Gewinn. Für § 34a EStG mit seinem Sondersatz von 28,25 Prozent liegt der Punkt bei rund 81.000 Euro.

Was diese Zahlen sagen: Unterhalb davon lohnt sich keine Thesaurierungsvariante, weil die normale Besteuerung ohnehin günstiger ist und den Gewinn obendrein endgültig versteuert.

Was sie nicht sagen: ob sich Thesaurierung oberhalb davon lohnt. Denn GmbH wie § 34a kosten später eine zweite Steuer, wenn das Geld doch privat gebraucht wird. Ob der Zinsvorteil aus der niedrigeren laufenden Belastung diese zweite Steuer aufwiegt, hängt davon ab, wie lange das Geld im Betrieb bleibt und was damit passiert.

Nehmen Sie die Schwelle deshalb als Startpunkt für die Rechnung, nicht als Ergebnis.

Nebenbei: Ab dem Erhebungszeitraum 2027 steigt der gesetzliche Mindesthebesatz der Gewerbesteuer von 200 auf 280 Prozent (§ 16 Abs. 4 Satz 2 GewStG). Für die meisten Betriebe ändert das nichts, weil ihre Gemeinde ohnehin deutlich darüber liegt. Wer über einen Standortwechsel in eine Niedrighebesatzgemeinde nachdenkt, sollte es wissen.

Was sich ab 2028 ändert

Der Körperschaftsteuersatz sinkt ab dem Veranlagungszeitraum 2028 in fünf Schritten um jeweils einen Prozentpunkt, von 15 Prozent auf 10 Prozent ab 2032 (§ 23 Abs. 1 KStG in der Fassung des Gesetzes für ein steuerliches Investitionssofortprogramm vom 14.07.2025). Für 2026 und 2027 bleibt es bei 15 Prozent.

Für unser Beispiel bedeutet das: Die kombinierte Belastung der thesaurierten Gewinne sinkt von rund 29,8 Prozent auf rund 24,6 Prozent im Jahr 2032, bei unverändertem Hebesatz. Der Abstand zur Regelbesteuerung im Einzelunternehmen wächst also. Weil der Sondersatz des § 34a EStG parallel sinkt, verschiebt sich das Verhältnis zwischen GmbH und thesaurierendem Einzelunternehmen dagegen kaum. Die Schlagzeile "Körperschaftsteuer sinkt" ist deshalb allein kein Argument für eine Umwandlung.

Details dazu finden Sie in unserem Beitrag zur Körperschaftsteuer ab 2028.

Die drei Wege in die GmbH

Steuerlich läuft die Umwandlung in aller Regel über § 20 UmwStG. Die Vorschrift setzt eine Sacheinlage voraus, bei der der Einbringende für den Betrieb neue Anteile an der Gesellschaft erhält. Dieser Punkt ist wichtiger, als er klingt, und er entscheidet über die Gestaltung des dritten Wegs.

Die übernehmende GmbH kann das eingebrachte Betriebsvermögen auf Antrag mit dem Buchwert oder einem Zwischenwert ansetzen, wenn die Voraussetzungen des § 20 Abs. 2 UmwStG erfüllt sind. Dazu gehören insbesondere der Erhalt des deutschen Besteuerungsrechts, die Grenze für Passivposten und die Grenzen für sonstige Gegenleistungen neben den neuen Anteilen. Den Antrag stellt die übernehmende GmbH, und zwar spätestens bis zur erstmaligen Abgabe ihrer steuerlichen Schlussbilanz beim für sie zuständigen Finanzamt. Wird der Antrag nicht rechtzeitig gestellt, gilt der gemeine Wert. Dann werden die im Betrieb enthaltenen stillen Reserven einschließlich eines Geschäfts- oder Firmenwerts aufgedeckt und der Einbringungsgewinn wird steuerpflichtig.

Zivilrechtlich gibt es drei Wege:

Ausgliederung nach dem Umwandlungsgesetz. Das Vermögen geht im Wege der partiellen Gesamtrechtsnachfolge über. Einzelne Vermögensgegenstände und Vertragspositionen müssen also nicht jeweils separat übertragen werden. Ob öffentlich-rechtliche Genehmigungen und Erlaubnisse mit übergehen oder neu zu beantragen sind, ist gesondert zu prüfen. Voraussetzung ist ein im Handelsregister eingetragener Einzelkaufmann. Die Ausgliederung ist außerdem ausgeschlossen, wenn die Verbindlichkeiten des Einzelkaufmanns sein Vermögen übersteigen (§ 152 UmwG).

Einzelrechtsnachfolge über einen Einbringungsvertrag. Jedes Wirtschaftsgut wird einzeln übertragen. Das ist bei kleinen Betrieben ohne Grundbesitz manchmal einfacher, wird aber unübersichtlich, sobald viele Verträge im Spiel sind, weil Vertragsübernahmen die Zustimmung der Gegenseite brauchen.

Bargründung mit anschließender Sacheinlage. Zuerst wird die GmbH mit 25.000 Euro Stammkapital bar gegründet, danach folgt die Übertragung des Betriebs. Damit dieser Schritt unter § 20 UmwStG fällt, muss die Einbringung gegen Gewährung neuer Anteile erfolgen, üblicherweise über eine Kapitalerhöhung. Wer den Betrieb ohne neue Anteile einfach einlegt, hat keine Sacheinlage im Sinne des § 20 UmwStG und damit kein Buchwertwahlrecht. Bei Grundbesitz ist dieser Weg zusätzlich der teuerste, dazu gleich mehr.

Zur Rückbeziehung: Bei einer Sacheinlage nach § 20 UmwStG kann der steuerliche Übertragungsstichtag um bis zu acht Monate zurückbezogen werden. Die maßgeblichen Zeitpunkte unterscheiden sich allerdings je nach Weg. Bei einer Umwandlung nach dem Umwandlungsgesetz knüpft die Frist an die Anmeldung zum Handelsregister an. Bei einer Einbringung im Wege der Einzelrechtsnachfolge müssen sowohl der Abschluss des Einbringungsvertrags als auch der Übergang des wirtschaftlichen Eigentums innerhalb der Acht-Monats-Grenze liegen. Wer im laufenden Jahr noch auf den 1. Januar zurückwirken möchte, sollte die Frist deshalb konkret für den gewählten Weg berechnen lassen und nicht pauschal auf acht Monate vertrauen.

Umsatzsteuerlich handelt es sich bei der Einbringung eines Betriebs in eine Gesellschaft in der Regel um eine Geschäftsveräußerung im Ganzen und damit um einen nicht steuerbaren Vorgang (§ 1 Abs. 1a UStG).

Betriebsgrundstück: der teure Fehler

Wenn zum Betriebsvermögen ein Grundstück gehört, kann die Wahl und die Reihenfolge des Umwandlungswegs darüber entscheiden, ob Grunderwerbsteuer anfällt. Der Unterschied ist erheblich, weil sich die Steuer nach dem Grundstückswert bemisst und die Sätze je nach Bundesland zwischen 3,5 und 6,5 Prozent liegen. In Hessen sind es 6,0 Prozent.

Der Bundesfinanzhof hat mit Urteil vom 25.09.2024 (II R 2/22) entschieden, dass die Ausgliederung eines Einzelunternehmens auf eine zu diesem Zweck neu gegründete GmbH unter die Konzernklausel des § 6a GrEStG fallen kann. Die fünfjährige Vorbehaltensfrist muss dabei nicht eingehalten werden, weil sie umwandlungsbedingt gar nicht eingehalten werden kann: Die GmbH entsteht ja erst durch die Ausgliederung. Die Nachbehaltensfrist von fünf Jahren gilt weiterhin. Die maßgebliche Beteiligung von mindestens 95 Prozent muss also nach der Umwandlung fünf Jahre lang ununterbrochen bestehen, wobei unmittelbare und mittelbare Beteiligungen zu berücksichtigen sind.

Wird die GmbH dagegen zunächst separat gegründet und der Betrieb erst anschließend auf sie übertragen, ist die Vorbehaltensfrist grundsätzlich einzuhalten. Die bloße Neugründung kurz vor der Übertragung ersetzt sie nicht. Das hat der Bundesfinanzhof mit Urteil vom 21.05.2025 (II R 31/22) für die Ausgliederung zur Aufnahme klargestellt und mit Urteil vom 08.10.2025 (II R 33/23) für die Einbringung in eine neu gegründete Gesellschaft bestätigt. Im entschiedenen Fall fielen Gründung und Einbringung sogar auf denselben Tag. Entscheidend war, dass die aufnehmende Gesellschaft nicht durch den Vorgang selbst entstanden ist und die Beteiligten den Zeitpunkt der Einbringung in der Hand hatten. Ob die Gestaltung im Einzelfall missbräuchlich ist, spielt keine Rolle. Die Frist gilt formal.

Praktisch heißt das: Bei einem Betriebsgrundstück mit einem Wert von 800.000 Euro und einem Steuersatz von 6 Prozent geht es um 48.000 Euro. Ob sie anfallen, hängt zwar nicht allein von der Reihenfolge ab, denn alle übrigen Voraussetzungen des § 6a GrEStG müssen ebenfalls erfüllt sein. Die Reihenfolge kann aber genügen, um die Begünstigung von vornherein auszuschließen. Das ist der Punkt, an dem sich die Beratung vor der Gründung bezahlt macht.

Eine Alternative, die in Handwerks- und Bauunternehmen häufig gewählt wird: Das Grundstück bleibt beim Unternehmer und wird an die GmbH vermietet. Das vermeidet die Grunderwerbsteuer, führt aber regelmäßig zu einer Betriebsaufspaltung mit eigenen Folgen bei Gewerbesteuer, Bilanzierung und späterer Nachfolge. Diese Variante gehört in die Prüfung, ist aber keine Vereinfachung.

Sieben Jahre Sperrfrist

Wird nach § 20 UmwStG unterhalb des gemeinen Werts eingebracht, unterliegen die erhaltenen Anteile sieben Jahre lang den Sperrfristregelungen des § 22 UmwStG. Drei Dinge sind dabei wichtig.

Erstens: Verkaufen Sie die GmbH-Anteile innerhalb dieser sieben Jahre, wird der Einbringungsgewinn I rückwirkend im Jahr der Einbringung besteuert. Der Betrag schmilzt um ein Siebtel für jedes abgelaufene Jahr ab. Der Freibetrag nach § 16 Abs. 4 EStG und die Tarifermäßigung nach § 34 EStG sind dabei ausdrücklich nicht anwendbar. Neben dem klassischen Verkauf gibt es weitere Vorgänge, die dieselbe Rechtsfolge auslösen, etwa bestimmte unentgeltliche Übertragungen oder Weitereinbringungen.

Zweitens, und das wird regelmäßig übersehen: In den sieben Jahren nach dem Einbringungszeitpunkt müssen Sie jährlich bis zum 31. Mai nachweisen, wem die Anteile zuzurechnen sind (§ 22 Abs. 3 UmwStG). Stichtag ist dabei nicht das Jahresende, sondern jeweils der Jahrestag der Einbringung. Bleibt der Nachweis aus, gelten die Anteile als zu Beginn des betreffenden Jahres veräußert, obwohl niemand etwas verkauft hat. Die Folge ist doppelt: Der Einbringungsgewinn wird rückwirkend besteuert, und zusätzlich wird ein fiktiver Veräußerungsgewinn aus den Anteilen angesetzt. Nach Auffassung der Finanzverwaltung kann ein verspäteter Nachweis noch berücksichtigt werden, solange die betroffenen Bescheide verfahrensrechtlich änderbar sind. Verlängerbar ist die Frist selbst aber nicht. Sie gehört ab dem ersten Tag in die Fristenkontrolle der Kanzlei, nicht in den Kalender des Unternehmers.

Drittens: Auch der Aufbau einer Holding ist in dieser Zeit kein einfacher Schritt mehr. Wer die sperrfristbehafteten GmbH-Anteile innerhalb der sieben Jahre in eine Holding einbringt, führt damit grundsätzlich eine Veräußerung im Sinne des § 22 UmwStG durch. Unschädlich ist das nur, wenn die Einbringung in die Holding zum Buchwert erfolgt und keine wesentliche sonstige Gegenleistung gewährt wird (§ 22 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UmwStG). Dann läuft die alte Sperrfrist auf den neuen Anteilen weiter, und für einen späteren Verkauf der operativen GmbH durch die Holding beginnt eine eigene Sieben-Jahres-Frist (§ 22 Abs. 2 UmwStG). Wer eine Holding will, sollte sie deshalb vor oder zusammen mit der Umwandlung planen und nicht danach.

Was die GmbH im Alltag kostet

Die GmbH ist aufwendiger, und das sollte man vorher wissen.

Sie muss ihren Jahresabschluss offenlegen. Kleinstgesellschaften mit höchstens 450.000 Euro Bilanzsumme, 900.000 Euro Umsatz und zehn Mitarbeitern (zwei von drei Merkmalen genügen) können sich auf die Bilanz beschränken und eine dauerhafte Hinterlegung verlangen. Ein Handwerksbetrieb wie Muster Metallbau mit zwölf Mitarbeitern fällt aber schon in die nächste Klasse und muss Bilanz und Anhang offenlegen, nur die Gewinn- und Verlustrechnung bleibt ihm erspart (§§ 267, 267a, 326 HGB). Und das gilt bereits für das erste Geschäftsjahr nach der Umwandlung. Wettbewerber und Lieferanten sehen also mehr als bisher.

Der Geschäftsführeranstellungsvertrag sollte schriftlich geschlossen werden. Steuerlich entscheidend ist bei einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer, dass Vereinbarungen zivilrechtlich wirksam, klar, eindeutig, im Voraus getroffen und dann auch tatsächlich durchgeführt werden. Sonst droht eine verdeckte Gewinnausschüttung nach § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG. Das gilt für das Gehalt genauso wie für Tantiemen, Pensionszusagen, Mietverträge über die Halle oder Darlehen zwischen Gesellschafter und GmbH.

Die private Kasse und die Firmenkasse sind ab sofort strikt getrennt. Was im Einzelunternehmen eine Entnahme war, ist in der GmbH entweder Gehalt, Ausschüttung oder ein Darlehen mit allen Formalien. Für viele Unternehmer ist das die größte Umstellung.

Dazu kommen einmalige Kosten für Notar, Handelsregister, Bewertung und Beratung sowie ein etwas höherer laufender Aufwand für Buchführung und Abschluss.

Was Sie beim späteren Verkauf verlieren

Ein Punkt, der bei der Umwandlung fast nie mitgedacht wird. Wer sein Einzelunternehmen ab dem vollendeten 55. Lebensjahr verkauft, kann einmal im Leben einen Freibetrag von 45.000 Euro nutzen (§ 16 Abs. 4 EStG). Er schmilzt ab einem Veräußerungsgewinn von 136.000 Euro ab und entfällt bei 181.000 Euro. Zusätzlich gibt es auf Antrag den ermäßigten Steuersatz von 56 Prozent des durchschnittlichen Steuersatzes, mindestens 14 Prozent, für Gewinne bis 5 Millionen Euro (§ 34 Abs. 3 EStG).

Für GmbH-Anteile gelten diese Vergünstigungen nicht. Wer innerhalb der letzten fünf Jahre zu mindestens einem Prozent beteiligt war, versteuert den Veräußerungsgewinn nach § 17 EStG im Teileinkünfteverfahren. 60 Prozent des Gewinns unterliegen dem persönlichen Steuersatz. Nach einer Umwandlung des eigenen Betriebs ist diese Schwelle praktisch immer überschritten.

Das ist kein Argument gegen die GmbH, aber ein Argument für die richtige Struktur und für die richtige Reihenfolge. Mehr dazu in unserem Beitrag Holding gründen: wann sich die Struktur lohnt und, wenn eine Übergabe in der Familie ansteht, in Unternehmensnachfolge: warum sieben Jahre entscheidend sind.

Was wirklich für die GmbH spricht

Wenn die Steuerersparnis bei einbehaltenen Gewinnen auch im Einzelunternehmen erreichbar ist, bleibt die Frage: Warum dann überhaupt umwandeln? Drei Gründe tragen unabhängig von jeder Steuerrechnung.

Haftung. Die Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen begrenzt. Für Betriebe mit Gewährleistungs-, Produkt- oder Bauleistungsrisiken ist das oft das eigentliche Motiv.

Struktur. Anteile lassen sich übertragen, teilen und schrittweise verschenken. Ein Einzelunternehmen kann man nur als Ganzes übergeben. Für Nachfolge, Beteiligung von Mitarbeitern oder den Einstieg eines Partners ist die GmbH deutlich flexibler.

Holdingfähigkeit. Über einer GmbH lässt sich eine Holding aufbauen, die einen späteren Verkauf oder die Reinvestition von Verkaufserlösen deutlich günstiger macht. Das geht mit einem Einzelunternehmen nicht.

Diese drei Punkte hängen an keiner Zahl und ändern sich auch nicht, wenn der Gesetzgeber an den Steuersätzen dreht.

Wann sich die Umwandlung nicht lohnt

Damit es nicht einseitig wird. Gegen die GmbH spricht es, wenn

• Sie den Gewinn im Wesentlichen privat brauchen, weil dann die zweite Steuerebene den Vorteil auffrisst,
• der Betrieb Verluste macht oder schwankende Ergebnisse hat, weil Verluste der GmbH nicht unmittelbar mit anderen privaten Einkünften des Gesellschafters verrechnet werden können, sondern auf Ebene der Gesellschaft bleiben,
• ein Verkauf innerhalb der nächsten sieben Jahre realistisch ist, weil dann die Sperrfrist im Weg steht,
• der Gewinn niedrig ist und die laufenden Mehrkosten der GmbH den Steuervorteil aufzehren,
• Sie thesaurieren wollen, aber den Verwaltungsaufwand scheuen, denn dann kann § 34a EStG der einfachere Weg sein,
• Sie im Betrieb erhebliche stille Reserven haben und die Voraussetzungen des Buchwertansatzes nicht sicher erfüllt sind.

Fünf Fragen vor der Entscheidung

1. Wie viel Gewinn brauchen Sie privat, und wie viel bleibt realistisch im Betrieb?
2. Geht es Ihnen um Steuern oder um Haftung, Nachfolge und Struktur?
3. Steht in den nächsten sieben Jahren ein Verkauf oder eine Übergabe an, oder soll später eine Holding entstehen?
4. Gehört ein Grundstück zum Betriebsvermögen?
5. Wäre § 34a EStG die einfachere Lösung für Ihren Fall?

Wenn Sie diese fünf Fragen beantwortet haben, ist die Rechnung in der Regel schnell gemacht. Ohne Antworten darauf ist jede Aussage zur Rechtsform geraten.

Abschluss

Die Umwandlung in eine GmbH ist keine Frage der Betriebsgröße und auch keine Frage des Prestiges. Sie ist eine Frage der Mittelverwendung und der Struktur. Wer den Gewinn braucht, um zu leben, fährt im Einzelunternehmen besser und sollte das Geld nicht in Umwandlungskosten stecken. Wer über Jahre Substanz aufbaut, sollte beide Wege rechnen lassen, den mit und den ohne Rechtsformwechsel. Und wer an Haftung, Nachfolge oder eine Holding denkt, hat Gründe, die von keiner Steuerrechnung abhängen.

Wenn Sie wissen möchten, wie das für Ihren Betrieb aussieht, sprechen Sie uns an. Wir rechnen die Varianten mit Ihren echten Zahlen durch, einschließlich Hebesatz, Entnahmeverhalten und der Frage, ob ein Grundstück im Spiel ist.